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如何在投标和评标环节纠正"投标差错"
日期:2008-01-11 10:10:24.0  来源:中国政府采购网 作者:
【ICXO.com编者按】

世界经理人情报-bi.icxo.com讯,

供应商在投标过程中难免出现这样那样的差错,出现差错就应纠正,但在纠错的过程中也有原则性和方法论的问题,有的差错允许纠正,有的差错则不允许纠正,有的差错在开标之前尚可纠正、开标以后则不容纠正。可以说,规范、及时、科学地纠正投标失误既能维护公平竞争的秩序,又能保护供应商的合法权益。而要确保投标纠错的有效性,供应商、招标人、评审专家这“三方当事人”须通过投标和评标“两个环节”来操作。

影响投标文件纠错效果的原因分析

供应商方面的原因

从时间上分析,过时纠错现象较普遍。有供应商发现已提交的投标文件存在问题,但并不急于补充或修改,一直拖到开标后甚至招标结果已经公告了,才向招标采购单位提出更正申请。造成过时纠错的原因一方面是供应商错误地认为只要在投标有效期内对投标文件进行补充或修改都是应被允许的,另一方面是疏忽所致。从方式上分析,非正式性纠错较普遍。在投标出错时,供应商常采用口头或电话方式通知招标采购单位,原因是供应商为图省事,不愿按照投标文件的规格标准来做纠错文件,还有是发现问题后采用书面方式纠错已来不及。从内容上分析,纠错内容提前曝光率高。法律规定补充、修改文件应作为投标文件组成部分,理应密封,但是很多供应商提交的补充、修改文件密封性差或不密封,包括报价等重要的更正信息提前泄露,在开标前就处于公开状态。导致提前曝光的原因,一是供应商自己不讲究,二是招标采购单位保密性差。

招标人方面的原因

供应商无法正常修改、补充或撤回投标文件,除了自身原因外,还有一个重要原因是,招标文件规定的提交投标文件至截标的这段时间过短,如某招标公告规定“某日9时开始接受供应商投标文件,投标文件提交截止时间为当日9:30”,投标到截标仅有半个小时,供应商即便发现漏洞和问题,也因时间太短而无法补充、修改或撤回。

评审专家方面的原因

出于“护短”心理,或因担心“惹事生非”,一些评委面对供应商投标文件中出现的差错采取忽略的做法,不加纠正和澄清;也有一些专家在澄清过程中因不得法而留下“后遗症”部分评审专家在评审时直奔主题,根本不考虑投标纠错程序,对供应商投标文件中应予澄清的内容视而不见,或虽进行了澄清程序,但还是带着问题评审。归纳起来看,评审专家们在对投标文件的有关投标纠错过程中,主要在以下问题。

从时间方面看,按照规定,投标纠错工作应在资格性审查和符合性审查结束后,实质性地比较评审前进行,但在实际工作中,评审专家们在澄清问题时“超前”的有之,“滞后”的有之,更有甚者,有的评审专家在评标工作中边澄清边评审,致使评标工作无序而乱套,严重影响了评标结果的公正性和评标工作效率、质量;从具体程序看,正常情况下,投标纠错的程序应是先由评审专家提出需要投标人说明解释的问题,然后由投标人针对这些问题进行澄清、说明或者补正,笔者发现在有些项目的评审过程中,开标结束后,还未待评审专家“发问”,投标人即“主动要求”将投标文件中缺省的、含糊的问题“坦白交待”;从澄清的主体看,提问人应是评审专家,答复人应是投标人,有时投标纠错的主体也会“易位”,提问方常由采购代理机构的经办人员或公证人员充当,而答复方往往并非投标人或是授权人,投标人的陪同人员、随行人员也会在答复书上“签名画押”;从澄清的内容看,“不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容”是投标人作出澄清时首先必须坚持的原则,但相当一部分投标人在对有关问题进行澄清时并不“很守规矩”,或超范围答复或改变实质性内容,故意搅乱专家们的评标思路,而这些自认为“聪明”的做法无异于画蛇添足;从澄清的形式看,无论是要求澄清还是作出澄清均需采用书面形式,有些投标人和评审专家怕麻烦,图省事,多采用简单的口头询问、答复,且无记录无录音,政府采购监督管理部门在例行检查中经常会遇到查无对证的问题;从澄清的保密性看,在投标纠错过程中常常会涉及投标供应商的商业秘密,这些商业秘密一般是不能为他人所知,评审专家在澄清时须加以“保护”,有的评审专家在澄清时会采用集体澄清办法,即在同一时间同一场所内召集全体投标人对有关问题进行澄清,将有关问题公布于众;从澄清的严谨性看,个别评委借澄清之机而暗助某一“关系户”,帮助 “关系户”“弥补”投标文件的缺陷,投标人会心知肚明地抢抓机遇对一此实质性内容进行修改。

供应商投标纠错不彻底势必留下“后遗症”,原本只要稍作补充或修改就能中标的因没有纠错,结果白忙一场,原本应撤回的投标结果却中标,结果骑虎难下,进退两难。带病投标,仓促上阵,极可能导致中标后又弃标,不但给采购人造成损失,影响采购效率,重复招标,增加成本,贻误时机,而且对中标供应商本身来说也是不负责任的行为,制造了麻烦,投标保证金没收、信誉问题,令政府采购当事人苦恼不已。
如何在投标环节纠错

补充、修改或撤回投标文件等纠错行为属于一种事后补救措施,也是法律赋予供应商的一项合法权益。招标采购方既要为供应商预留纠错投标文件的时间,也要严防供应商借纠错之机搞串通投标。供应商要确保纠错行为的有效性,首先要掌握有关纠错的法律知识,然后再规范操作。

招标采购方要拉长接收供应商投标文件的时间,给供应商纠错机会。一要拉长接收投标文件时间。从一些招标公告上可以发现,招标采购单位从接收供应商的投标文件到递交截止时间仅有半个小时,如此短暂的时间,即使投标供应商发现有错,也来不及纠正,即便纠正了,也无法做到按投标文件的规范标准来操作。从投标到截标这个时间段过短影响了供应商纠错投标文件的质量,因此,作为招标采购单位应拉长这个时间段,放到5天左右。二要做好信息保密工作,防止串标。实践中,有不少供应商对投标文件进行补充、修改是为串标而进行的。招标采购单位应严格保密投标供应商信息,有多少家,名称是什么,这些信息绝对不能在开标前公布,对过时送达的、不密封的、不符合投标文件制作其它要求的补充、修改、撤回文件应予拒收。

投标供应商按规范动作进行纠错。一要注重时效性。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定供应商应在招标文件要求提交投标文件的截止时间前送达投标文件。因此,投标供应商如需对投标文件进行纠错,务必在投标文件提交的截止时间前进行,否则过时不候,招标不同于谈判,一旦进入开标程序后,再纠正就为时太晚。供应商投标时既不要明知故犯“留一手”,以免聪明反背聪明误,也不能拖拖拉拉,该出手时就出手,保证投标质量。二要注重规范性。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第三十二条规定,投标人在截止时间前,可以对所递交的投标文件进行补充、修改或者撤回,并书面通知招标采购单位。补充、修改的内容应当按照招标文件要求签署、盖章,并作为投标文件的组成部分。法律给了投标供应商纠错机会,供应商应规格操作,即投标文件怎么做,补充、修改文件也应该怎么做,不能降低标准,草率从事,特别要注意的是纠错应采用书面文件形式。三要注重密封性。法律规定投标文件应“密封送达投标地点”,那么作为投标文件组成部分的纠错文件亦应密封送达,投标供应商不得说明包括价格在内的任何补充、修改的内容,更不得向其它投标供应商透露相关纠错的信息。

如何在评标环节纠错

进入评审环节后,面对供应商投标文件中的差错,正确履行投标纠错程序,不但保障了出错供应商的正当权益,让供应商感受到法律的人文关怀,而且更为重要的是提高了评审质量,促进政府采购市场主体间的公平有序竞争。

评审专家怎么做。首先,评委必须认识到投标纠错的重要性,只有把投标文件中的存在投标纠错了,才能进入下一个评审程序,包括评审专家、采购人代表在内的任何一个评委都要善用慎用手中的评审权,既对投标供应商负责,也对自己负责,带着问题搞评审是极端不负责任的行为,评委们应保持清醒头脑和良好的敬业精神。其次,投标纠错只能在法定范围内进行,任何超范围澄清,尤其是改变投标文件实质性内容的澄清本身就是一种违法违规行为,投标纠错只限于对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容,而不能超出投标文件的范围,更不可改变投标文件的实质性内容。再次,投标纠错只有规范程序才能取得实效。评审专家在对投标文件的有关投标纠错时,须按规范程序操作,澄得明白,毫不含糊,清得彻底,不留“尾巴”。要把握时间,投标纠错应在初审工作结束后、比较评价工作开始前进行,既不能超前,也不能滞后,更不能边评审边澄清。最后,投标纠错要严防评委“出轨”,评标委员会主任和现场监督人员要对投标纠错的全过程严格把关,不可纵容个别评审专家借机袒护某一或某些投标人,对故意违规操作的专家要毫不留情地检举揭发,果断制止,情形恶劣的应当场换人。同时要注意保密,投标纠错过程中要充分尊重供应商的合法权益,注意保护投标供应商的商业秘密,既要把模糊的投标纠错,也不可将事关供应商生存发展的秘密公之于众。

供应商怎么做。投标纠错的提问人应是评审专家,答复人应是投标人或其授权代表,有问则必答,无问则不答,投标人主动“坦白”的做法是极为不明智的。评审专家和投标人是法律规定的投标纠错过程中的当事人,若无授权,他人“代劳”不得,尤为重要的是招标采购机构在招标活动中一定要摆正位置,不要掺和、扰乱正常的评标秩序。投标纠错无论是发问,还是答复,均应采用书面形式,提问书应由评审专家签字,答复书应由投标人或其授权代表签字。

关键字:投标和评标

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