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如何编制招标文件和组织评标
日期:2008-01-07 09:31:34.0  来源:中国政府采购网 作者:
【ICXO.com编者按】

世界经理人情报-bi.icxo.com讯,

政府采购招标的特点

采购程序的公开性。有时也指透明性,是指整个采购程序都在公开情况下进行。公开发布招标公告,公开开标,公布中标结果。投标商资格审查标准和中标候选供应商评选标准要事先公布,采购法律也要公告。

采购程序的竞争性。招标就是一种引发竞争的采购程序,是竞争的一种具体方式。招标的竞争性充分体现了现代竞争的平等、信誉、正当合法等基本原则。招标作为一种规范的、有约束的竞争有一套严格采购程序和实施办法,可以最大程度地吸引和扩大投标人的竞争,从而使采购人以最合理的价格采购到所需的物质和服务,更好地获得市场利益,有利于政府采购经济效益的实现。

采购程序的公平性。所有感兴趣的供应商、承包商和服务提供者都要进行招标,并且地位一律平等,不允许对投标商进行歧视;评选中标商应按事先公布的标准进行;投标是一次性的并且不准同投标商进行谈判。所有这些措施既要保证招标程序完整,又可以吸引优秀的供应商来竞争投标。

采购程序的政策性。政府采购招标与其他招标有所不同,其原因是因为采购资金的性质。社会上招标更重于结果,侧重于满足委托人的要求。而政府采购招标,同时依照《中华人民共和国招标投标法》和《政府采购法》以及相关政策法规,所体现的政策性更强。如采购本国货物,保护中小企业等等。采购所用的是财政性资金,因此,执行机构的行为要对政府负责,对纳税人负责。

 如何编制招标文件

招标文件的主要内容。招标文件是供应商制作投标文件和参加投标的唯一依据,同时也是评标委员会评标的重要依据。因为评标是按照招标文件规定的评标标准和方法进行的。此外,招标文件是签订合同所遵循的依据,招标文件的大部分内容要列入合同之中。因此,制作招标文件是非常关键的环节。它直接影响到采购的质量和结果。也就是说游戏的方案和规则都应在文件中体现出来。因此,招标文件所提供的所有资料,内容力求详尽、真实,以便于投标人更好地参与投标。招标文件的细节及复杂程度将根据拟招标的项目大小及特点而定。一般而言,招标文件包括以下内容:

 1、投标邀请

 2、投标人须知

 3、投标人应当提交的资格、资信证明文件

 4、投标报价要求,投标文件编制要求和投标保证金交纳方式

 5、招标项目的技术规格要求、数量、包括附件、图纸等

 6、合同主要条款及合同签订方式

 7、交货和提供服务的时间

 8、评标方法、评标标准和废标条款

 9、投标截止时间,开标时间及地点

 10、省级以上财政部门规定的其他事项

编制过程中应该注意的问题。招标文件的构成:投标邀请、投标人须知、招标需求、

合同格式及合同条款、投标文件制作格式及附件。

1、投标邀请

(1)明确文件编号、项目名称及性质

(2)投标人资格要求,不同项目根据性质不同邀请的投标人资格不同。

如医疗器材的的供应商,必须具备医疗生产许可证和医疗器械经营许可证,产品必须具备医疗器械注册证以及相关质量认证和检测报告。再比如公安、法院、检察院制服必须具备公安部、高级人民法院等部门对定点生产企业的要求,也就是说投标人除了是中华人民共和国境内注册的并取得营业执照的独立法人外,还必须满足国家相关部门的资质要求(根据中华人民共和国财政部[2004]18令第二十一条招标文件的各项技术标准应当符合国家强制性标准),资格要求不宜过低,也不宜过高,要根据实际情况而定,但至少要保证三个以上的合格投标人进行竞标,这里所说的投标人所投的产品必须是三种不同的产品。

(3)发售文件时间应以公告时间开始到投标截止时间之前结束。

(4)提交投标文件方式,地点和截止时间。招标文件应明确投标文件所提交方式,能否邮寄,能否电传。投标文件应交到什么地方,在什么时间之前提交有效等。

2、投标人须知

投标人须知是制定具体的投标规则,是对投标人的具体要求。

1)制造商或者具有制造商授权的合法代理供应商。

(2)明确招标文件的组成。

(3)招标文件的澄清和修改。

投标人在购买招标文件后,对招标文件中认为模糊不清的问题提出疑问,执行机构和采购人收到后要进行受理。答疑和提出问题以书面形式,回答和答疑也必须以书面形式,并发给每一个购买文件的投标人和潜在的投标人。值得强调的是,投标人在收到该通知后应立即回函确认。

(4)投标文件的编制

①投标的语言   

②投标文件的构成

为规范和统一投标文件的制作,我们在投标文件构成中作了明确规定,这样做是为了便于阅读文件和评标委员会的评审。投标书是投标供应商对投标内容的书面声明,它必须遵循一定格式要求。假若我们不做硬性规定,投标商做出的投标文件将是五花八门的,这不便于我们提高工作效率。这里面包含我们评标所需的内容。投标人 “资格证明文件”、“价格文件”和“技术服务文件”都是评标委员会进行评标的依据。提供越详尽,对评标越有利。

③投标文件的装订

招标文件要规定投标人在制作投标文件后如何进行装订。根据评标方法的不同我们将制订不同的装订的方法。这里谈一谈密封评标。为了公平、公正地评议出合格投标人,我们在前一阶段尝试了政府采购货物的密封评标(土建工程已经采用此办法)由于“报价文件”和“商务资格证明文件”都有投标人的名称。我们只对“技术和服务文件”进行密封评标。因此投标文件在装订过程中必须把“价格文件”、“技术和服务文件”和“商务及资格证明文件”单独装订。并且要求投标文件中的“技术和服务文件”的副本不得折叠或作特殊标记,不得以任何方式透露投标单位、人员信息。对有关涉及到投标单位和工作人员的全部用“投标单位”和“工作人员”字样代替。装订夹统一由执行机构提供。

倘若不是密封评标,文件可以装订在一起,开标一览表应分开单独提交,这是针对一些大的项目投标供应商较多的情况。

④投标文件的式样和签署

A 、投标文件根据情况一正三副或一正四副。根据需要提供电子文件(便于存档)。

B、文件需由法人以及法人授权的投标人代表签署(国际招标还需逐页小签)。

⑤投标报价

  A 、以人民币报价。

  B 、不接受任何选择报价,(明确主投方案)不利于评标。

  C 、对于复杂的非标准货物采购,还应作分项报价。

⑥证明投标人合格和资格的证明文件

投标人应提交证明其有资格参加投标和中标后有能力履行合同的文件。并作为其投标文件的一部分。如果投标人为联合体,则联合体各方应分别提交资格文件,联合体协议并证明主办人。

⑦证明货物的合格性和符合招标文件规定的文件

(5)投标保证金

 收取投标保证金是为了确保招标的严肃性以及保护执行机构和采购人免遭投标人的不当行为而受到损害。出现以下两种情况将会被没收投标保证金。

①在投标有效期内撤回投标。

②未在规定的期限内签订合同和提交履约保证金。

 财政部18号令第三章中已作明确规定:执行机构规定的投标保证金数额不得超过采购项目概算的百分之一;未中标供应商的投标保证金应当在中标通知书发出后五个工作日内退还,中标供应商的投标保证金应在采购合同签订后五个工作日内退还。执行机构逾期退还投标保证金的,除应当退还投标保证金外,还应按商业银行同期贷款利率上浮20%的利率支付资金占用费。这一条规定是最近才实施的,没有引起重视,没有及时退还保证金,如公安厅制服招标中,有些单位的保证金半年后才退还。

(6)投标有效期

 招标文件应当根据项目的情况明确投标有效期,有效期可以是开标后60天、90天,但不宜过长或过短。如遇特殊情况,即开标后由于种种原因无法定标,执行机构和采购人必须在原投标有效期截止前要求投标人延长有效期。这种要求与答复必须是以书面的形式提交。投标人可拒绝执行机构的这种要求,其保证金不会被没收。

(7)投标文件的密封递交

①投标人应按招标文件的要求进行密封和递交。譬如有时执行机构要求投标人将所有的文件包括“价格文件”、“技术和服务文件”“商务和资质证明文件”密封在一起,有时根据需要也会分别单独密封自行递交,这根据实际情况而定,但必须在招标文件中明确。

②投标人应保证密封完好并加盖投标人单位印章及法人代表印章,以便开标前对文件密封情况进行检查。

(8)投标截止期

 前面已作介绍这里就不再重复

(9)投标文件的修改和撤回

 投标截止前投标人可对其提交的投标文件进行修改或撤回,但必须向执行机构递交书面申请或通知。

(10)废标

    属一下情形者作废标处理:

    ①投标文件送达时间已超过规定投标截止时间(公平、公正性);

    ②投标文件未按要求装订、密封;

    ③未加盖投标人公章及法人代表、授权代表的印章,未提供法人代表授权书;

    ④未提交投标保证金或金额不足,投标保证金形式不符合招标文件要求及保证金、汇出行与投标人开户行不一致的。

    ⑤投标有效期不足的;

    ⑥资格证明文件不全的;

    ⑦超出经营范围投标的;

⑧投标货物不是投标人自己生产的且未提供制造厂家的授权和证明文件的;

⑨采用联合投标时,未提供联合各方的责任的义务证明文件的;

    ⑩不满足技术规格中主要参数和超出偏差范围的;

    ⑾付款方式和付款条件不符合招标文件要求;

    ⑿投标报价超过采购预算的;

    ⒀投标人在投标过程中使用不真实材料的;

    ⒁技术及服务文件部分、密封副本与原来技术资料或样品不一致的,即正本与副本不一致;

    ⒂评委会认定应予废标的其他情形。

依据财政部18号令要求,执行机构必须在招标文件中明确废标的条件和理由。

除了以上规定外,《政府采购法》第四章第三十六条明确描述,在招标采购过程中出现以下情形的作该项目作废标处理:

(1)符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不足三家的;

(2)出现的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;

(3)出现影响采购公正的违法、违规行为的;

(4)因重大变故,采购任务取消的。

  (11)开标、评标、定标

该程序要在招标文件中有所描述。在后面的“如何组织开标,评标要作具体阐述,但招标文件里必须明确:

(1)本次评标将采用何种方法。18号令中规定货物服务招标的评标办法有最低评标价法、综合评分法、和性价比法三种。采用综合评分法的应明确权重(如报价30%、商务10%、技术50%、服务10%)。

(2)招标文件应公开评标委员会的组建情况,只是公开专家组成人数及类别,不是公开专家名单。根据《政府采购法》规定,评标委员会由5人以上单数组成,经济类专家几名;技术类专家几名;采购人几名;对于采购人不参加评标,可委托执行机构派人等等。

 3、招标需求

这是编制招标文件中最关键的一个环节。招标需求制定的好坏,直接关系到采购人是否能采购到自己满意的货物和服务。也是体现执行机构工作效率和工作水平的指标。采购人的需求五花八门,我省《2005年政府集中采购目录及标准》中规定必须委托的项目货物种类就有70多种,还不包括工程和服务类的项目,同时存在同一种货物采购人不同,需求也不同的情况,这就要求执行机构必须具备一定的技术和人才资源。这些人才既要熟悉和了解政府采购相关法律法规,又要有专业知识。18号令第二章二十一第规定,招标文件规定的各项技术指标应当符合国家的强制性标准,不得要求或者标明特定的投标人或者产品,以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容。因此采购人在提交技术需求时,执行机构要引导、把关,要求他们不能指定品牌。既要尊重采购人的需求意见又要符合政策,不指定或者变相指定、不排斥潜在投标人,使招标文件更具竞争性。技术指标和参数尽量详尽。如果采购人有专门的技术装备部门,请他们组织专家进行讨论。如果不具备方面条件,我们要根据需要,就招标文件征询有关专家的意见然后制定出一份至少要满足三家以上投标人技术需求,以保证政府采购工作的公平和公正性。招标文件编制完成后应由采购人签字确认。

从编制招标文件招标需求看,我们集中执行机构要加强专业化管理和业务技能。花大力气建设一支高素质的专业人才队伍,从提高专业水平和熟练程度入手,象协议供货这样既规范又高效,采购人又满意“一举三得”的结果。

4、合同的格式和合同条款

招标文件制作时,执行机构向投标人提供一个统一的合同参考格式,以便于供应商在中标后与采购人签订合同时,直接采用。

 5、投标文件格式及附件

如何组织开标、评标和定标

(一)开标前期准备工作

 1、信息发布

招投标信息包括公开招标公告,邀请招标资格预审公告、中标公告、成交结果及其更正事项等。

根据18号令要求,执行机构在编制招标文件后,公开招标公告,邀请招标预审公告必须在省级财政部门指定的政府采购信息媒体上发布公告(政府采购网、中国财经报)。

公开招标公告应包括下列内容:

(1)采购人、采购代理的名称、地址和联系方式;

(2)招标项目的名称、用途、数量、简要技术要求和招标项目性质;

(3)供应商资格要求;

(4)获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价;

(5)投标截止时间、开标时间及地点;

(6)采购项目联系人姓名和电话;

邀请招标资格预审公告包括:

(1)采购人、采购代理的名称、地址和联系方式;

(2)招标项目的名称、用途、数量、简要技术要求或者招标项目性质;

(3)供应商资格要求;

(4)提交资格审查材料的截止时间及资格审查日期 ;

(5)采购项目联系人姓名和电话;

以上格式和要求基本上与招标文件中的“招标邀请”

一致。

 2、评标办法的起草

根据招标文件要求,执行机构在开标前应起草好评标办法。评标标准和办法必须依据招标文件所规定的权重来制定,要保持与文件的一致性,不得擅自更改。18号令第五十条规定货物服务和评标方法分为:

最低评标价法、综合评分法和性价比法。

最低评标价是指的价格为主要因素确定中标候选供应商的评标方法,即在全部满足招标文件实质性要求前提下,依据要评定最低报价以提出最低报价的投标人作为中标候选供应商的评标办法。该办法适用于标准商品及通用服务项目。在实际工作中,我们多用于询价采购,很少用于公开和邀请招标中。性价比法也很少采用。用得最多的是综合评分法。该办法是指在最大限度地满足招标文件实质性要求的前提下,按照招标文件中规定的各项因素。进行评审后,以评标总得分最高的投标人作为中标候选或者中标供应商的评标办法。主要因素包括价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务对招标文件的响应程度,以及相应的比重或者权值等,上述因素应当在招标文件中事先规定。这个办法经常被采用是因为各个因素量化后,评标结果更直观,更容易比较,有说服力。

关于制定评分办法应注意三点:

(1)评分办法必须由执行机构起草,适当征求采购人采购意见,尽量公正、公平。

(2)按照综合评分法。货物价格权重在30%?60%之间,服务10%~30%之间,执行统一价格服务,价格不作为评分因素。

(3)评分办法开标前应保密。

(二) 开标

开标是执行机构在预先规定的时间将各投标人的投标文件正式启封揭晓,良好的开标制度与规则是招标成功的重要保证。执行机构在投标邀请中规定的日期和地点公开开标。开标由执行机构主持,需有采购人及投标人代表参加,并邀请政府采购监管部门,纪检,监察审计等有关单位代表参加,参加开标的代表应签到以证明其出席。开标前,首先由投标人检查投标文件的密封情况,确认无误后,由执行机构工作人员当众拆封,执行机构应当宣读开标一览表中所包含内容以及投标人名称、修改和撤回投标的通知、折扣声明、是否提交保证金、评标办法、评标委员会组成人数及专业类别、供应商疑问的反映方式、投标供应商对评标专家的回避意见以及执行机构认为合适的内容。对投标文件中含义不明确的地方,允许投标人作简要解释。但所作的解释不能超出投标文件记载的范围,或实质性改变投标文件的内容。以电传、电报方式投标的不予开标。在开标时,执行机构要宣布工作人员名单,明确主持人、唱标人、记录员、监标员。

开标过程要有严格的程序。在具体操作过程中注意以下几个问题:

1、开标应按招标文件中规定的日期、地点和程序进行。

2、开标应采取公开形式,即允许投标商代表出席,在规定日期之后收到的投标及没有开封和开标时没有宣读的投标均应不予考虑。    

3、开标时,投标文件中开标一览表(报价表)内容与投标文件中明细内容不一致的,以开标一览表(报价表)为准;投标文件的大写金额和小写金额不一致的,以大写金额为准;单价金额有明显错位的,应以总价为准,并修改单价;对不同文字文本投标文件的解释发生异议的,以中文文本为准。

4、截止投标截止时间,参加投标的供应商不足三家的,除采购任务取消情形外,执行机构应报告政府采购监管机构,无合理条款符合程序的申请改变方式;有不合理条款、不符合程序的重新组织开标。

5、开标时中心与供应商处于平等地位,要创造和谐的环境,让供应商感觉中心与其它代理机构是不一样的。

(三)评标

1、评标委员会的组建

在评标的前一天,执行机构应按招标文件上载明的评标委员会组成结构组建评标委员会。经济、技术评标专家从监管机构建立的“专家库”中随机抽取。

(1)在进入评标前,执行机构召集评标委员会成员,宣读评标委员会的义务以及评标纪律。评标委员会应当履行下列义务:遵纪守法,客观公正,廉洁地履行职责;按照招文件规定的评标办法和评标标准进行评标,对评审意见承担个人责任;对评标过程和结果,以及供应商的商业秘密保密;参与评标报告的起草;配合财政部门的投诉处理工作;配合执行机构答复投标供应商提出的质疑。

(2)推选一名评标委员会主任,以起到在评标过程中穿针引线的作用。

(3) 对评标办法的细化和通过。通过后的评标办法评标委员会要在上面签字。

(4)与投标人有利害关系的人员不得作为评标委员会成员。

(5)评标必须以招标文件为依据,不得采用招标文件规定以外的标准和方法进行评标,凡是评标中需要考虑的因素都应写入招标文件之中,也就是说,招标文件应规定除价格因素外应当需考虑的其他因素。

    2、评标的组织

评标应当遵循以下程序:

(1)投标文件初审

初步评审工作比较简单,却是非常重要的一步。

①资格性检查,是依据法律法规以及招标文件的规定,对投标文件中的资格证明,投标保证金进行审查,以确定投标供应商是否具备投标资格。

②符合性检查。依据招标文件的规定,从投标文件的有效性,完整性和对招标文件的响应程度进行审查,以确定是否对招标文件的实质性要求,作出响应。如果供应商资格不符合规定,或投标文件未作出实质性反应,都应作为无效标处理。不得允许投标供应商通过修改文件或撤消不合理要求的部分而使其投标具有响应性。(在评标阶段,执行机构应事先准备好有关评审比较的表格以便于工作,提高效率)

只有在初评中确定为基本合格的投标人才有资格进入详细比较和评价阶段。补充强调“实质性响应”,应该是与招标文件要求的全部条款、条件和规格相符,没有重大偏离或者保留的投标。所谓重大偏离或重大保留是指实质上影响合同的供货范围、质量和性能或者与招标文件不一致,而且限制了合同中采购人的权利或投标人的义务。评标委员会决定投标的响应性只根据投标本身的内容,而不寻求外部的证据。

(2)澄清有关问题

评标委员会在阅读完投标文件后对投标文件含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容评标委员会可以书面形式要求投标人作必要的澄清,说明或者纠正。投标人的澄清或者说明应当采用书面形式并由其授权代表签字,但不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

(3)比较与评标

按招标文件中规定的评标办法和标准,对资格性检查和符合性检查合格的投标文件进行商务和技术评估,综合比较与评价。评标时,评标委员会成员应当独立对每个有效投标人的标书进行评价打分。然后汇总每个投标人每项评分因素的得分。以“湖北省卫生厅农村三项建设及母婴安全设备”政府采购招标评标为例。谈谈如何进行比较和评标。

①采用综合评分法,其中报价占30分,商务占10分,技术和服务占60分;

②报价由执行机构的工作人员按评标办法中规定的公式直接计算;技术和服务评标由执行机构的工作人员在政府采购监管部门的监督下分类编号交评委评分(对密封不合格投标文件作废标处理)。密封评标结束后,评标委员会将对所有密封合格的投标商的密封文件部分与投标人原始技术资料和样机进行核对,在核对中一旦发现密封的技术响应文件内容与该投标人真实性不符,该投标人将以提供虚假证明文件受处理,其投标也将按废标处理。

③应该注意以下问题:

A、评分以去掉一个最高分和一个最低分汇总取平均值进行排序。

B、评分汇总由执行机构负责;

C、有争议的经济评委和技术评委评分的问题。

D、推荐中标候选供应商名单。

评标委员会对评标结果进行评审并向采购人书面推荐中标候选人。

E、起草评标报告。

评标工作结束后,执行机构应组织评标委员会根据全体评标成员签字的原始评标记录和评标结果编写报告,其主要内容包括:

a、招标公告刊登媒体名称,开标日期和地点;

b、购买招标文件的投标人名单和评标委员会成员名单;

c、评标办法和标准;

d、开标记录和评标情况说明,包括投标无效投标人名单及原因;

e、评标结果和中标候选供应商排序表;

f、评标委员会的授标建议;

在实际工作中除e、f由评委起草以外都由执行机构编制的。

(四) 定标

1、评标委员会按招标文件确定的评标标准和方法,对投标文件进行评审,提出书面评标报告,按顺序推荐合格的中标候选供应商名单。执行机构在开标之日起5天内向采购人书面推荐中标候选供应商。

2、采购人应在收到推荐名单后3天内按排名顺序确定中标供应商。排名第一的中标候选供应商放弃中标,因不可抗力提出不能履行合同,或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定期限内未能提交的,才可以确定排名第二的中标候选供应商为中标供应商,排名第二的中标候选供应商因同样的原因不能签订合同的,才可以确定第三的中标候选供应商为中标供应商。

3、自开标之日起8天内,执行机构应在政府采购媒体公告中标结果,由特殊情况的,事先报监管部门批准后在政府指定媒体上公告原因。公告内容包括招标项目名称、中标供应商名单、评标委员会名单。(讲一讲18号令,第六十二条:“在发布公告的同时,执行机构应该向中标供应商发出中标通知书,中标通知书对采购人和中标供应商具有同等法律效力和管理办法中中标结果发布后7个工作日内供应商质疑矛盾如何解决)。

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